有效计划和管控的7个步骤

发布于...... 1st 十月 2018

7 step guide to effective PPC

对您的生产计划和管控(PPC)流程进行基准测试

许多工厂仍然忽视了一些重要领域,这些领域恰恰可以提供巨大的机会来提高生产力并降低管理成本。我们认为其中最重要的是PPC流程 – 有效的计划、协调并容易查看问题。
在大多数企业中:PPC流程是不连贯、碎片化的,并需要繁锁的手工操作。计划不太切合实际,并且基于很多简单的规则和平均值。协调多个内、外部门包括客户、供应商、经销商、开发部、采购部和生产团队是一件非常令人头疼的事情。管理层很难快速发现问题。

结果是:计划变化频繁,需要大量的救火和危机管理以保证生产顺利进行最终让订单按时交付。这是非常低效的,并严重影响您的成本效率、按时交付的能力,并将限制您实现行业所需的缩短生产周期的能力。

''Fast React (Coats Digital)的FastReactPlan解决方案帮助我们了解任何延期的可能,并识别关键路径中的所有问题。这使得管理者能够专注于解决问题而不是查找问题、探究根源。它还有助于我们防范于未然,采取积极行动以减少生产救火。''

FCI孟加拉国集团主席, M. A. Matin MBE先生

计划过程可分为7个明确的步骤:

 

如果这些步骤中的任何一个缺失或无效,都将损害最终的结果。

1. 确定最终目标

我们想要实现什么?听起来很简单,是吗?填满我们的产能,让每个客户的订单都能按时交货,并允许有足够的时间来完成所有的事情。然而,它并不那么简单!

  • 您应该制定有效的计划,以获得更好的生产效率,从而提高成本效益。许多企业在计划环节没有投入足够的精力,因为他们认为在开货前变化非常频繁,计划不如变化快。我们说,如果您能够在计划过程中尽可能地多考虑如何优化效率并努力实现,这肯定能带来一定的效益,在某种意义上说,努力尝试总比不做更好!
  • 大多数买家的季节性采购意味着产能可能在几个月内出现不足或是超载的情况。应对这些问题至关重要的是能够快速、准确地进行计划,您才可以在最终答复货期之前与买方进行积极主动的对话或提前要求延后货期。有些工厂说买家一般不理会工厂的实际情况,只要求工厂按货期接单并自己解决问题。但是,我们与品牌和零售商的对话表明这种情况正在发生变化。由于整个供应链的利润率吃紧受压,采购团队明白忽视这些问题会增加成本(或产生合规风险),并且某种程度上,成本必须最终于体现在价格上。因此,最好彼此合作并找到一个符合经济效益的解决季节性产能问题的方案。
2.设定可实现的阶段性目标

计划中设定或产生的目标必须既是现实的又是可实现的。要做到这一点,您必须提前考虑和包含您可以合理计划的所有变量,并为意外情况提供一些缓冲时间。
根据我们的经验,这是许多企业所面临的问题的开始。制定计划必须是快速、准确的,但使用大量的电子表格做计划使得这几乎是不可能实现。

要实现快速制定计划以便能够与买方确认的最后交期,这不可避免地意味着采取捷径而计划缺乏准确性,因为没有足够的时间来考虑所有变量并检查所有变量的细节。

要实现快速制定计划以便能够与买方确认的最后交期,这不可避免地意味着采取捷径而计划缺乏准确性,因为没有足够的时间来考虑所有变量并检查所有变量的细节。

要建立快速计划,通常的方法是按产品类型/工厂/客户类型对车缝产能进行大概的估算,并使用一些简单的规则和平均值快速计算所需的生产周期。

随着越来越接近生产开始日期和交货日期您会发现问题可能陆续出现。例如,您的团队可能会发现物料交付顺序问题;裁剪、印花和洗衣等其它生产工序的产能限制问题;车缝生产线的某些机器设备短缺等都存在问题。因此只能设置2条产线,而不是按计划设置3条线以满足货期。

随着生产开始,您可能会意识到某些产线转款情况频繁而无法达到计划的平均效率,因此日产量开始落后于计划。这些问题都会耗用管理者的时间,而且这些问题将导致计划发生变化。在最糟糕的情况下,由于效率损失、加班或最坏的延迟交付罚款,而导致额外的金钱损失。

因此,在与买方确定交货之前的2-3天内进行快速而切合实际的计划是非常重要的,并且这计划需要在采购和开发团队开始执行之前完成。

''FastReactPlan满足了我们对强大计划工具的所有要求,提供了针对服装行业的解决方案,解决并集成了我们的ERP业务系统未涵盖的工厂产能和关键路径的重要计划领域。如果我们能够提供准确的参数,并且不要“欺骗”自己,我们就可以计算我们的“真实”产能。 FastReactPlan为我们的业务提供了透明度,使我们能够真正改善准时交货表现和减少空运。我会毫不犹豫地向其他工厂推荐FastReactPlan。如果使用得当,他们应该能够在12个月内获得投资回报。''

Khun Orasri Lotharukpong -副总经理, VT服装 - 泰国

3. 目标责任制,并沟通需求

计划完成后,下一步是将目标传达给负责实现这些目标的人员/部门。这包括内部销售员、跟单员、样品房、实验室、开发部、采购部和生产各环节负责人(裁剪、印花、绣花、洗水等),还有外部团队,例如:买家和第三方质检QC。沟通和协调说是容易,但在现实生活中并不那么容易……没有FastReactPlan的企业严重依赖电子表格和电子邮件来共享信息。

这种手工操作方式不可避免地意味着:

  • 每个部门必须按照粗略的总计划来制定他们详细的工作计划。
  • 总计划通常基于基本规则,例如“在货期前35天开始裁剪”。但是,因为订单款式繁杂、零碎,实际上每个部门都设定了自己的优先级。
  • 如果总计划需要不时地修改,要确保所有部门都得到更新的计划和需求,是一项非常艰巨的任务。
  • 计划版本的管理更是令人头痛。
  • 大量的手工操作、失误、资讯缺失等都会影响和混淆优先级顺序。
4. 更新状态

一旦您开始实施该计划,就必须清楚地了解订单细节情况。这意味着您必须每天更新已完成的内容(譬如:样品批核、色样交付情况、布料和辅料供应等),已裁剪订单、昨天产量情况、已出货订单等。

除了更新已完成的内容之外,还必须更新预期的问题。因此,如果您看到目标无法实现(例如,6月外发印花厂的产能将减少、物料将延迟送达、样品批核将需要一个星期的时间、由于计划停电将失去车缝产能……)。您必须提前考虑各种情况,并积极主动与计划团队分享这些信息。

所有企业都有订单的所有信息但都被“隐藏”在某处。这些信息通常散布在ERP系统的订单数据、在各种电子表格里、在电子邮件的产前准备信息里、在手工报表的裁床数据里、在电子扫描系统内的出货信息里,还有很多其它信息在各部门同事的脑袋或个人笔记里。

将所有这些信息集中到一个地方并与计划团队共享变得无比的困难。但如果能做到,就可以快速按计划评估各项进度及其影响,适时处理问题。

我们现在能够根据订单汇总信息、KPI、发货和计划与实际等信息快速生成报告和分析绩效。这些汇总、分析在不到10分钟的时间内完成,而我们使用手动的Excel表格可能需要花费大量时间来验证数据。我们的同事现在每天可以节省2到3个小时做报告的时间。

SL Uttam , 总裁 Busana Remaja – 印度尼西亚

5. 报告意外情况/问题

完成步骤4中描述的每日更新的例行工作后,计划团队需要分析并着重处理发生变化以及有问题的订单,例如:货期延迟、样品问题,大货AQL不通过或者超计划完成等等。然后需要具体了解原因进行协调,并在必要时向主管或高级经理报告情况,寻求指示和决策。

通常,要完成这些工作往往需要团队的强大沟通和配合能力,包括跟单员和计划管理人员通力合作和大量的工作,通过各种数据源头过滤大量的信息并交叉检查以确定能否满足生产计划;并因应各种问题找出解决方案,然后重新调整计划。

这就是科技真正能够改变游戏规则的印证。 您只需要提供规则和最新数据,系统不仅可以进行快速的分析,而且最重要的是可以突显(变化而导致的)问题和延迟订单,并提醒所有需要关注这些问题的人员。这些预警,对于计划员而言,既要是直观可见的,也要是动态的;对于高层管理者和销售团队而言,只需要简报形式预警。

使用Fast React (Coats Digital)的FastReactPlan系统,它具有自动预警和快速查找的功能,突显生产计划中的各种问题,以颜色显示问题的类别和严重程度。不同的视窗适合不同的职务。

6.重新计划

计划划团队需要调整计划以反映最新的实际情况,哪些目标完成期无法达成或者已经错过了,然后重新调整计划以解决问题,或尽量减少由此而带来的损失。

为了快速有效地做到这一点,“what if”假设分析、计划是必要的,快速模拟不同的方案并动态预警模拟过程的问题, 更重要的是可以快速计算并看到各种改变所带来的影响,例如:移动一张订单,您会即时看到该订单的移动对其它订单所带来的影响和最新的配合需求。此外,如果调整车缝计划,您需要知道它连带对特种机器需求、对前工序配套要求、物料供应要求、WIP、产前准备和货期等等所产生的一连串的变化和最新的要求。

使用Excel电子表格做计划,步骤4(更新),5(预警)和6(重新计划)就难以做到快速、有效了……时间就是金钱!您用于查找这些问题的时间越长或者制定解决方案耗用的时间越多,由小问题而酿成大问题的可能性就越大。

''FastReactPlan通过提升可视化和协作能力,帮助我们整体改善了业务流程,以最大限度地减少出错并快速突显潜在问题,以便在它们成为问题之前得到解决和修正。''

Shirendra Lawrence, 董事总经理 - MAS Active - 斯里兰卡

7. KPI关键绩效指标分析

计划过程的最后阶段是利用在步骤4(更新)期间收集的所有数据来监控达标表现情况, 即:您是否实现了计划目标!

这些都是非常重要的信息(见证当今大数据“BIG DATA”的热门话题),大数据有很多用途,例如提供指导和激励团队,确保一切都在正确的轨道上运行,而不至于失控,让您专注于改善真正需要改善的地方。

最后,KPI让反馈信息和了解各指标表现情况的循环变得完整,因为它为您提供了各绩效指标的真实数据,可作为未来制定目标和计划变量的参照指数,使未来的季节产能和订单计划更准确、更真实。 请参阅上面的步骤2(设定切实可行的目标。 )

正如我们在步骤4中所述,所有企业都在某些地方储藏着这些信息,但它们通常散布在许多不同的文件和系统中,其中大部分都是无法轻松地提取、汇总和分析的格式。因此,实际上,KPI分析可能从未都不完整,即从未实现过这种大数据所带来的好处。

''我们的关键绩效指标表明计划越来越准确并可实现。我们现在的计划达成率一直都在+/- 5%偏差范围。在这行业,大家都清楚计划达标的一致性是货期表现、生产控制的关键因素,反之就超出成本。这不仅仅是证明了投入FastReactPlan系统项目的时间和金钱的合理性。''

SL Uttam先生,总裁 , Busana Remaja Indonesia印度尼西亚

结论

值得注意的是,有些人认为计划和管理完全依赖于步骤5(预警)和6(重新计划)。毕竟,那是流行服饰生产的本质嘛?不就是每天反复不断地解决问题和生产救火!但那不是在计划……它的反应!无论如何,如果您正确地执行了步骤1(确定最终目标),步骤2(设定可实现的阶段性目标),步骤3(目标责任制,并沟通需求),步骤4(更新状态)和7(KPI关键绩效指标分析),那么您的团队将需要付出的努力以及相关的业务成本将大大降低。更快,更切实可行的计划过程意味着更好的控制和灵活性,减少“应对”。